在现代技术和现代理念下，机关档案管理应具有与时俱进的思想和发展的眼光，切实做好制度、人员、技术、效率等方面的优化工作。

档案是单位赖以保持工作稳定性、持续性、安全性和高效率的重要资源。随着时代发展、科技进步，旧的档案管理手段、方法已经不能满足当前的管理需求。如果档案管理者不能与时俱进创新管理方式，就很可能使工作陷入被动，甚至给单位的整体工作带来影响。

一、当前机关档案管理的问题

我国有一套较完整的档案管理机制，这使得大部分机关单位的档案管理水平较高，但有些单位由于对档案管理的重视程度有欠缺或管理举措不当，也存在着这样、那样的问题。

第一，管理制度不健全。随着时代的进步，档案的数量、种类以及管理手段等发生了变化。原来可靠且健全的档案管理制度，已经不适应当下的需求。有些单位不注意制度的更新，就出现了档案管理制度上的问题。分工不合理、责任不明确、岗位不到位等等问题，就因为制度的缺位而失去管理效用。

第二，档案利用率不高。档案管理的意义有存证的作用，但也有服务于工作的职能。有些单位的档案管理过于突出了档案的存证属性，而忽视档案的工作属性。在档案的利用上环节多、审批复杂，使得档案的服务职能不能充分发挥。

第三，信息化水平差。我国已经全面进入了信息化社会。几乎所有的机关单位都已经普及了信息化办公。档案管理在这方面存在着相当的滞后性，特别是一些信息化办公之前的档案，单位没有组织人员进行信息化处理。纸面档案与电子档案混存，使档案的查找、归档、注销等存在着较多漏洞。而且也使得档案的利用效率要低于其他单位。

第四，管理队伍素质不高。同样是因为信息化进程的影响，一些老管理人员在思想意识以及信息素养水平方面跟不上时代脚步，扯了档案管理前进的“后腿”。还有一个非常关键的问题，管理队伍信息化素质的滞后，使信息化情态下的档案管理出现了一些安全隐患。

二、提升机关档案管理的举措

第一，优化档案管理制度，档案管理制度不能存在“箫规曹随”的思想，即便是原制度的建立者是权威，也不应不敢于对制度进行优化。机关单位应根据档案的变化情况、人员的变化情况、管理手段的变化情况，对管理制度进行调整和优化。依据现代档案管理理论，使管理制度成为真正的管理基石。

第二，提升档案资源的利用效率。有很大一部分档案是为了服务于单位的管理、运作的。档案资源的利用效率对单位整体的工作效率有相当大的影响。在当前，提升档案利用效率的思路主要是两个。一是开放——即，一些不涉及机密、隐私的档案，应简化借、转流程，方便工作人员查阅、调用；二是信息化——即，充分利用信息技术使档案的处理、归档及查阅电子化。比如，与各部门建立档案共享机制，当部门需要非原档案时，就可以通过异地调取电子档案进行查阅。

第三，加强队伍建设。当前，机关档案管理人员普遍信息技术素养不高。管理人员不仅需要有操作计算机进行办公的能力，而且要有通过电脑完成信息转化、信息归档、信息安全监管等等方面的能力。

第四，注重信息化建设。档案管理的信息化，不仅要有规范、标准的收、编、存、阅信息化方案，而且特别要重视档案的信息安全问题。既要能参与“云计算”“大数据”，又要能保证没有任何安全隐患——档案管理信息化建设的关键在于其专业性和专属性。即，信息化的档案管理应有自己独立的系统、软件和平台，又有能够联通外网的安全关口。

综上所述，在现代技术和现代理念下，机关档案管理应具有与时俱进的思想和发展的眼光，切实做好制度、人员、技术、效率等方面的优化工作。

 （作者单位：咸宁市港行管理局）